e-facturatie 2026: een verduidelijking
Vanaf 2026 wordt e-facturatie verplicht in België voor alle ondernemingen. Deze maatregel maakt deel uit van een bredere digitaliseringsstrategie van de Belgische overheid om de efficiëntie te verhogen en fraude te verminderen. Hier zijn de belangrijkste punten van deze nieuwe verplichting:
1. Wat is e-facturatie?
E-facturatie, of elektronische facturatie, houdt in dat facturen digitaal worden verzonden en ontvangen in een gestructureerd formaat, zoals XML. Dit is anders dan het simpelweg versturen van een PDF-factuur via e-mail, aangezien e-facturatie de automatisering van verwerking mogelijk maakt.
2. Wie wordt getroffen?
Alle ondernemingen in België, zowel grote als kleine, zullen verplicht zijn om e-facturen te versturen en te ontvangen. Dit geldt voor transacties tussen bedrijven (B2B), tussen bedrijven en de overheid (B2G), en mogelijk ook voor transacties met consumenten (B2C).
3. Voordelen van e-facturatie
- Efficiëntie: Automatisering van factuurverwerking bespaart tijd en vermindert fouten.
- Kostenbesparing: Minder papier- en postkosten.
- Snellere betalingen: Elektronische verwerking kan betalingscycli verkorten.
- Fraudebestrijding: Vermindering van fraude door betere traceerbaarheid en verificatie.
- Milieuvriendelijk: Minder papiergebruik.
4. Technische aspecten
- Formaat: Facturen moeten worden verzonden in een gestructureerd formaat, zoals Peppol BIS of UBL (Universal Business Language).
- Platformen: Ondernemingen moeten gebruik maken van gecertificeerde e-facturatieplatformen die de verzending en ontvangst van deze facturen mogelijk maken.
5. Uitdagingen en voorbereidingen
- Aanpassing van systemen: Bedrijven moeten hun boekhoud- en ERP-systemen aanpassen om e-facturen te kunnen verwerken.
- Training: Personeel moet worden opgeleid in het gebruik van de nieuwe systemen.
- Samenwerking met leveranciers en klanten: Ondernemingen moeten ervoor zorgen dat hun zakenpartners ook klaar zijn voor de overstap naar e-facturatie.
6. Tijdlijn
- 2024-2025: Voorbereidingsfase waarin bedrijven hun systemen en processen moeten aanpassen en testen.
- 1 januari 2026: Inwerkingtreding van de verplichting voor alle ondernemingen in België.
7. Hulp en ondersteuning
- Overheidsdiensten: De Belgische overheid zal waarschijnlijk hulpmiddelen en ondersteuning bieden om bedrijven te helpen bij de overgang naar e-facturatie.
- Sectororganisaties: Brancheverenigingen kunnen ook een rol spelen in het bieden van informatie en begeleiding.
Samenvatting
De verplichting tot e-facturatie vanaf 2026 in België is een belangrijke stap in de digitalisering van het bedrijfsleven. Het doel is om de administratieve lasten te verminderen, de efficiëntie te verhogen, en fraude tegen te gaan. Bedrijven zullen hun systemen moeten aanpassen en hun personeel moeten trainen om aan deze nieuwe vereisten te voldoen.